Структурирование данных — необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из способов сделать это — использовать пул. Он не только позволяет упорядочить большой объем информации, но и скрыть те элементы, которые в данный момент не нужны. В результате человек может полностью сконцентрироваться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие шаги необходимо выполнить, чтобы сгруппировать информацию в Excel?
Как настроить группировку
Монтаж – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать конечный результат подходящим человеку. Чтобы правильно настроить пул, точно следуйте этим инструкциям:
- Разверните вкладку «Данные» в документе, в котором вы хотите сгруппировать информацию.
- Открываем раздел «Структура», в котором мы расширили набор инструментов.
- Появится окно, в котором необходимо настроить параметры группировки. Параметры по умолчанию следующие: результаты столбцов записываются непосредственно справа от столбцов, а результаты строк записываются внизу. Людям часто не нравится эта идея, потому что они думают, что размещение имени сверху экономит много времени. Для этого нужно снять флажок, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В общем, все пользователи могут настроить группировку так, как им удобно. Но вы также можете сделать генерацию стиля автоматической, включив соответствующий элемент.
- Подтверждаем свои действия после внесения необходимых изменений в параметры нажатием кнопки ОК.
На этом подготовительный этап можно считать завершенным.
Группировка по строкам в Excel
Сгруппируем информацию по строкам.
Во-первых, нам нужно добавить дополнительную строку выше или ниже группы столбцов. Все зависит от того, где мы хотим разместить название и выводы. После этого переходим в новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать имя, наиболее подходящее для контекста.
Далее строки, которые нужно объединить, выбираем и открываем вкладку «Данные». В этом случае итоговая строка не включается в диапазон для группировки.
Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого нажмите на соответствующую кнопку, расположенную в правой части ленты. Нажмите кнопку «Группировать». Появится специальное меню, в котором нажимаем эту кнопку.
После этого программа предложит метод группировки, по строкам или столбцам. Вы должны выбрать тот, который наиболее подходит для конкретной ситуации. То есть в нашем случае построчно. Подтверждаем свои действия нажатием кнопки «ОК». После этого процесс создания пула можно считать завершенным. Вы можете получить его со знаком минус.
После того, как группа будет скрыта, знак минус будет заменен знаком плюс. Нажав на нее, вы развернете группу.
Группировка по столбцам в Excel
Группировка по столбцам производится так же, как и по строкам, только тип группировки необходимо выбрать в соответствующем диалоговом окне. Но все же идем по порядку.
- Мы решаем, какие данные нам нужно сгруппировать. После этого вставляем новый столбец, в котором будет записан заголовок группы.
- Затем выберите ячейки, которые вы хотите сгруппировать. Как и в примере выше, не выделяйте заголовок.
- Заходим в «Данные» и там находим пункт «Структура». После нажатия этой кнопки откроется меню, в котором выбираем «Группа».
- В появившемся диалоговом окне выберите «Столбцы». Подтверждаем свои действия.
Это завершает пул данных. Так же, как и в предыдущем случае, свернуть и развернуть элементы группы можно с помощью клавиши минус или плюс соответственно.
Создание вложенных групп
Группировка не заканчивается на пунктах меню, описанных выше. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют ему более четко структурировать информацию. Логика действий, в общем-то, та же. Только все шаги, описанные выше, нужно делать под основной группой. Последовательность действий следующая:
- Если основная группа была свернута, ее необходимо расширить.
- Те ячейки, которые необходимо отнести к подгруппе, должны быть выделены.
- После этого откройте вкладку «Данные», перейдите в раздел «Структура» и нажмите там «Группировать».
- Затем выбираем способ группировки, по строкам или по столбцам, после чего подтверждаем свои действия.
После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько подгрупп может создать пользователь? Количество не ограничено. Мы видим, что цифры появились над значками минус. Они позволяют быстро переключаться между различными уровнями вложенности.
Если группировка производится по строкам, а не по столбцам, не по строкам, эти числа будут располагаться слева от листа (или знаки минус/плюс).
Разгруппирование в Эксель
Предположим, что нам больше не нужна группа. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность его удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппировкой. Сначала выберите все элементы группы, которые вы хотите растворить. После этого перейдите на вкладку «Данные» и найдите там раздел «Структура». После нажатия соответствующей кнопки в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Щелкаем по ней.
После этого появится диалоговое окно, в котором будет набор настроек, аналогичный тому, когда мы хотели сгруппировать ячейки. Только на этот раз Excel спросит, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выберите то, что вам нужно, и нажмите кнопку «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до создания соответствующей группы.
Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция
Теперь немного систематизируем полученную выше информацию и дадим готовую пошаговую инструкцию, как осуществить многоуровневое объединение данных:
- В первую очередь выполняем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
- После этого создаем шапку группы. Для этого делаем дополнительную строку или столбец в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
- Назначьте название группы в этом столбце или строке.
- Выберите ячейки, которые вы хотите объединить в группу.
- Переходим на вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
- Затем нажмите кнопку «Группировать», выберите тип группировки, необходимый в конкретной ситуации, и нажмите кнопку ОК.
- После этого определяем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
- Выберите ячейки подгруппы для выбора. Заголовок, как и в примере выше, в группу не входит.
- Повторите шаги 5 и 6 для второго уровня пула.
- Повторите шаги с 7 по 9 для каждого следующего уровня в группе.
Как видите, эта инструкция достаточно проста для понимания и настроена на 10 пунктов. Как только вы почувствуете это интуитивно, не будет проблем сразу и на практике выполнить все эти действия. Теперь давайте рассмотрим некоторые важные аспекты объединения данных.
Автоматическая структуризация в Excel
Весь описанный выше метод является примером ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать разделение информации на группы. Правда программа сама создаст образец для группировки. Но во многих случаях Excel правильно структурирует информацию.
Самым большим преимуществом автоматического структурирования данных в Excel является экономия времени. Хотя всегда следует быть готовым к тому, что некоторые изменения придется вносить самостоятельно. К сожалению, роботы еще не научились читать мысли.
Когда лучше всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего это работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибки обычно не возникают.
Что нужно сделать, чтобы автоматически сгруппировать данные? Вам нужно открыть раздел «Группа» и выбрать там пункт «Создать структуру». Все остальное Excel сделает за пользователя.
Отмена автогруппировки делается несколько иначе. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать меню «Очистить структуру». После этого стол вернется к своей первоначальной форме.
Как сортировать данные таблицы
Сортируя данные, вы можете особенно мастерски сортировать информацию, содержащуюся в электронной таблице. Она может осуществляться по целому ряду критериев. Опишем большинство ключевых моментов, на которые стоит обратить внимание.
Цветовое деление
Одним из способов классификации данных является окрашивание информации, принадлежащей одной и той же группе, специальным цветом. Для этого откройте вкладку «Данные» и найдите там раздел «Сортировка и фильтрация». Другие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужную нам функцию можно назвать «Пользовательский» или «Заказать». После нажатия на соответствующий элемент у нас должно появиться всплывающее окно.
Затем перейдите в раздел «Колонка». Там находим группу «Сортировать по» и далее выбираем нужный в нашей ситуации столбец. Далее мы устанавливаем критерии, по которым данные должны быть отсортированы. Например, они могут быть цветом ячеек. Если мы планируем его использовать, мы должны сначала раскрасить соответствующие ячейки соответствующим цветом.
Для определения цвета необходимо нажать на изображение стрелки в разделе «Заказать». Рядом будет пункт, с помощью которого можно определить, куда будут отправляться данные, которые программа автоматически отсортировала. Если нужно, чтобы они были размещены сверху, нужно нажать на соответствующую кнопку. Если вы хотите, чтобы изменение производилось в направлении вдоль линии, вам нужно выбрать пункт «Влево».
Те же действия можно выполнить с другими критериями, создав другой уровень. Для этого найдите в диалоге пункт «Добавить уровень». Далее сохраняем документ, после чего можем снова объединить данные, нажав кнопку «Применить повторно».
Объединение значений
Excel дает вам возможность группировать значения на основе значения, содержащегося в конкретной ячейке. Это необходимо, например, при поиске полей, содержащих определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага такие же, как и в предыдущем разделе, но вместо цветового критерия нужно задать значение, по которому будет производиться группировка.
Нас интересует пункт «Пользовательский список» в группе «Порядок», нажав на который пользователь может составить свой список условий сортировки или воспользоваться предустановленным в Excel. Таким образом, вы можете объединять данные по любым критериям, включая дату, дни недели и т д.
Как упростить большую таблицу Эксель
Excel позволяет выполнять сразу несколько видов группировки в Excel, исходя из разных критериев. Для этого необходимо следовать этим инструкциям:
- Каждый диапазон должен иметь заголовок в начале и не должен содержать пустых ячеек. Заголовки должны включать один и тот же тип данных.
- Рекомендуется сначала отсортировать данные в алфавитном порядке.
- Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе — «Группа».
После этого группируем столбцы так же, как описано выше. В результате должна получиться многоуровневая таблица.