Табель учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени Excel значительно сократит трудозатраты на ведение личных записей или запись работы ваших сотрудников. Табель состоит из 5 блоков: основные сведения о работнике (ФИО, должность, норма рабочего времени и т д.), календарь для организации трудовой деятельности (рабочее время, больничные, отпуска и т д.), а также 3 блока расчеты (учет деятельности, сверхурочных, начисление заработной платы). В этой статье вы найдете описание основ создания табеля, инструкцию по его ведению, а также можете скачать программу абсолютно бесплатно по ссылкам в начале и конце статьи. Скачивайте, используйте, автоматизируйте свою рутинную ручную работу.

Важно! Если в вашей организации много сотрудников, используйте табель учета рабочего времени версии 3.3. Имеет абсолютно идентичные механики контроля времени и начисления заработной платы, но с более продвинутым и функциональным интерфейсом создания сотрудников. Для этого перейдите в соответствующую статью по этой ссылке: Табель учета рабочего времени 3.3 для большого штата сотрудников

Ссылки на скачивание (нажмите, чтобы скачать файл с файлом):
— Скачать табель учета рабочего времени в excel (файл 72 КБ).
— Скачать табель с разбивкой по объектам/клиентам (архив 7zip).
— Скачать платежную ведомость продаж (архив 7zip).
— Скачать табель воинской части (файл 393КБ).
— Скачать табель учета рабочего времени в excel. Форма Т-13 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004) (файл 75КБ).

Также на нашем сайте есть несколько вариантов оформления табеля, с которыми вы можете ознакомиться, перейдя по соответствующим ссылкам в статьях:
— Почасовой табель учета рабочего времени (Фото дня)
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Расчет табелей учета рабочего времени и планирование смен
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен

Обучающее видео по работе с табелем учета рабочего времени

Подписывайтесь на YouTube-канал ExcelLab, ставьте колокольчик, чтобы не пропустить выход новых обновлений табеля учета рабочего времени в Excel. Обновления будут выходить 1-2 раза в месяц. Также будет много другого полезного программного обеспечения для автоматизации, видеоуроков, советов и рекомендаций по Excel.

Построение табеля учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени в Excel — наиболее распространенный документ Excel с поддержкой макросов в формате xlsm. После скачивания вы увидите архив, который можно распаковать любым архиватором, например WinRar или 7-Zip. После открытия табеля вверху документа вы увидите поочередно два стандартных сообщения системы безопасности Excel. Нажмите «Разрешить редактирование» и «Включить содержимое», чтобы включить макрос построения расписания.

Затем перейдите на главную страницу здания «Настройки» (рисунок ниже). Для лучшего просмотра изображения нажмите на изображение, чтобы увеличить его.

Табель учета рабочего времени по умолчанию заполняется тестовыми данными. Если вы хотите пропустить этап ввода информации и просмотреть функционал документа, нажмите кнопку «Создать табель учета рабочего времени». Чтобы очистить данные теста, нажмите кнопку «Очистить табель».

Заполните список сотрудников или введите свои данные, если вы ведете личный учет затрат на оплату труда. Указать порядковый номер записи, уникальный табельный номер сотрудника, ввести ФИО, должность (необязательно), выбрать из выпадающего списка вид оплаты (оклад, почасовая ставка), ввести оклад или ставку в час, заполнить рабочий день в часах. Норма рабочего времени используется при исчислении сверхурочных и недоработок на конец месяца.

Область настроек сборки находится под кнопкой «Создать расписание». В раскрывающемся списке выберите месяц и год учета, а также режим создания. Табель учета рабочего времени имеет три режима построения: стандартный, день/ночь, день/ночь+. Режимы «день/ночь» создают расчет путем деления рабочего времени на день и ночь. Подробнее о режимах строительства будет рассказано ниже.

После ввода всех данных нажмите кнопку «Создать табель учета рабочего времени» и программа сформирует табель учета рабочего времени за указанный месяц и год. Если вы не видите кнопку сборки, нажмите Alt+F8 и запустите макрос CreateTimesheet_click.

Управление списком сотрудников

Прежде чем приступить к вводу данных, необходимо удалить тестовые записи, нажав кнопку «Очистить табель учета рабочего времени». После процедуры очистки останется пустой список со строкой Итого, которую при необходимости также можно удалить, выделив любую ячейку в строке и нажав кнопку «Удалить элемент». Вы можете начать ввод с первой пустой строки.

В расписании в Excel 2021 есть ряд полезных функций управления списком сотрудников, которые упрощают редактирование и делают его более наглядным.

Воспользуйтесь функцией «Добавить группу», если у вас большое количество сотрудников и вы хотите разделить список на отделы или сгруппировать сотрудников по сфере занятости. Выберите любую ячейку в первой пустой строке, где вы хотите поместить строку с названием группы, и нажмите соответствующую кнопку. Новая группа добавляется в качестве заголовка подсписка, поэтому сначала необходимо добавить новую группу, а затем ввести сведения о ее членах. Функция необязательная, табель позволяет ввести список без групп, если вы ведете табель для личного учета или нет необходимости делить список.

Функция «Удалить элемент» удаляет строку с записью сотрудника или заголовком группы. Просто выберите любую ячейку в нужной строке и нажмите соответствующую кнопку. Вы также можете использовать любой из стандартных методов очистки Excel. Не удаляйте всю строку, чтобы избежать повреждения данных в соседних таблицах.

Функция «Добавить запись» вставляет пустую строку между элементами списка. Например, если вы хотите добавить нового сотрудника в уже сформированный список. Выберите любую ячейку в строке, куда вы хотите вставить новую запись, и нажмите соответствующую кнопку.

Описание структуры табеля

Построим табель в режиме «Стандартный» и рассмотрим его подробнее. Для удобства делим его на 2 части. Рассмотрим первое изображение, нажмите на изображение, чтобы увеличить его.

Первая часть табеля учета рабочего времени в Excel состоит из следующих областей:

Условные обозначения таблиц: строки 1-3 с указанием месяца и года постройки, а также условные обозначения учета трудовой деятельности;
В строке 4 макрос задает статус дня: «at» — выходной, «pr» — праздничный, «pp» — предпраздничный;
Столбцы с желтой шапкой — список сотрудников, введенный нами из листа «Настройки»;
Календарь для настройки графиков и рабочих действий. Выходные и праздничные дни для наглядности выделены светло-зеленым цветом.

Рассмотрим второе изображение, нажмите на изображение, чтобы увеличить его.

Вторая часть табеля учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

Блок «Учетные дни», в котором ведется учет всей трудовой деятельности сотрудника в течение месяца. Отображение определенных столбцов можно настроить в листе «Настройки»;
Блок «Расчет сверхурочной работы». Здесь макрос считает плановые сверхурочные/недоработки (от количества часов по графику производства), сверхурочные — первые 2 часа и последующие часы, работу в выходные и праздничные дни. Над колонками указаны коэффициенты повышения заработной платы по соответствующим видам деятельности, которые можно изменить вручную. Отображение столбцов также настраивается на листе «Настройки».

Ведение табеля учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени должен вестись с использованием стандартных условных обозначений:

Рабочий день отмечается числом от 1 до 24, что указывает на количество часов, отработанных работником в день. Отмеченный день автоматически окрашивается в голубой цвет с использованием правил условного форматирования.
Праздник отмечается аббревиатурой. Автоматически окрашивается в светло-розовый цвет.
Отпуск по беременности и родам сокращается как. Автоматически тонируется светло-зеленым цветом.
Ходьба отмечена обозначением pg. Автоматически окрашивается в серый цвет.
Свободное время обозначается аббревиатурой og. Автоматически окрашивается в бледно-оранжевый цвет.
Лицензия без сопровождения обозначается аббревиатурой obs. Автоматически тонированный сиреневый.
Учебная лицензия обозначается буквой y. Обозначение окрашено в желтый цвет.
Командировка обозначается буквой к. Он окрашен в зеленый цвет.
Больничный обозначается строчной буквой б. Автоматически окрашивается в светло-желтый цвет.

На рисунке ниже вы можете увидеть пример заполненного табеля в Excel в режиме День/Ночь. Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.

Режимы построения табеля учета рабочего времени 2022

Табель учета рабочего времени в Excel имеет три режима построения:

Стандартный режим. Для каждой записи сотрудника только одна строка назначается для выполнения действий. Нет деления часов на день и ночь. Он отлично подойдет для организаций, где сотрудники работают по обычному ежедневному графику без ежедневных смен и смен, или где не важен учет ночных часов в сменах и сменах.
Дневной/ночной режим. Для каждой записи сотрудника отводится две строки: «день ч» и «ночь». Обе линии могут быть заполнены одновременно или по отдельности. В этом расписании вы можете комбинировать обслуживание расписания как для стандартных рабочих, так и для сменных рабочих.
Режим День/Ночь+. Для каждой записи сотрудника отведено три строки: «отметка», «день ч» и «время ночи». Отличается от режима «День/Ночь» наличием дополнительной линии «метки». Применяется, когда необходимо указать вид графика, по которому работает работник, либо указать объект, на котором выполняется работа, либо любое другое обозначение по усмотрению работодателя.

Послесловие

Спасибо, что прочитали эту статью =). Мы с нетерпением ждем ваших отзывов и комментариев ниже. Загрузка программы абсолютно бесплатна. Буду рад, если эта программа окажется вам полезной, с удовольствием отвечу на ваши вопросы в комментариях.

Табель учета рабочего времени — это скромная демонстрация моих навыков работы с Excel и программирования. Более 10 лет профессионально занимаюсь программированием в области автоматизации как в Excel, так и в веб-среде (написание веб-сайтов, анализ веб-сайтов, написание ботов, имитация действий пользователей и т д.). Готов взяться за любые задачи, вы можете связаться со мной через сайт или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru