Как переместить текст в ячейке Excel на следующую строку?
В этом руководстве показано, как автоматически переносить текст в одну ячейку и как вручную вставлять разрыв строки. Вы также узнаете о наиболее распространенных причинах, по которым перенос в Excel не работает, и о том, как это исправить.
Прежде всего, Microsoft Excel предназначен для вычисления и управления числами. Однако часто можно оказаться в ситуации, когда помимо цифр нужно, например, написать длинный заголовок в шапке таблицы. Если объемный текст не помещается в ячейку, вы, конечно, можете сделать очевидную вещь и просто сделать столбец шире. Однако это не лучший вариант, когда вы работаете с большим листом, на котором нужно отобразить много данных.
Гораздо лучшим решением будет написать предложение, превышающее ширину столбца в несколько строк, и Excel предлагает несколько способов сделать это. Это руководство научит вас, как переносить текст в ячейку Excel, и поделится некоторыми советами.
Что такое перенос текста в ячейке?
Когда ввод слишком велик, происходит одно из двух:
- Если правые столбцы пусты, длинная фраза выходит из ячейки в эти столбцы.
- Если в правой окрестности есть какие-либо данные, они обрезаются до границы ячейки.
На следующем рисунке показаны эти два случая:
Перенос слов в одну ячейку может помочь вам завершить длинное предложение, не «заползая» в другие ячейки. Этот термин означает отображение содержимого ячейки на нескольких строках вместо одной длинной строки. Это позволит избежать эффекта «усеченного столбца», облегчит чтение и печать таблицы. Кроме того, это позволяет сохранять одинаковую ширину столбца по всему листу.
На скриншоте показано, как это выглядит:
А сейчас мы обсудим несколько способов — как сделать перенос и добиться такого эффекта.
Как автоматически переносить текст в Excel.
Чтобы отобразить длинное предложение на нескольких строках, выберите позиции, которые вы хотите отформатировать, затем включите функцию переноса слов одним из следующих способов.
Способ 1. Перейдите на вкладку «Главная» > — «Обтекание текстом» :
Способ 2. Нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалог «Формат ячеек» (или щелкните правой кнопкой мыши нужные и выберите этот пункт), перейдите на вкладку «Выравнивание», установите галочку как на изображении, затем — ОК.
По сравнению с первым методом, этот требует несколько дополнительных щелчков мышью. Но это может сэкономить ваше время, если вы хотите внести несколько изменений в форматирование ячеек за один раз (например, выравнивание + шрифт + перенос).
Примечание. Если флажок закрашен сплошным цветом, это означает, что в выбранном диапазоне установлены разные варианты переноса, то есть в одних местах данные модифицируются, а в других нет.
Результат. Какой бы метод вы ни использовали, данные распределяются по ширине столбца. Если вы измените ширину, данные будут автоматически перенесены на следующую строку.
Как нетрудно догадаться, два вышеописанных метода также используются для отмены перевода, если он вдруг стал не нужен. Выполните те же действия и просто снимите флажок, который вы установили ранее.
Как вставить разрыв строки вручную
Иногда вам может понадобиться начать новый абзац с определенной позиции вместо автоматического переноса длинного текста. Чтобы отметить начало абзаца вручную, сделайте следующее:
1. Войдите в режим редактирования, нажав F2 и дважды щелкнув ячейку или строку формул.
2. Поместите курсор туда, где вы хотите разделить фразу, и используйте сочетание клавиш Alt + Enter .
Результат. Когда вы вставляете разрыв строки вручную, автоматически включается параметр переноса текста. Однако разрезы, введенные вручную, останутся на месте при расширении столбца.
Обратите внимание, что ячейка должна быть в режиме переноса, чтобы содержимое переносилось до конца. Если он не включен, вы увидите все данные в одной строке (даже если вы вставили дефис). Но в строке формул они будут видны.
Эта функция иногда используется, чтобы сделать длинные формулы более читабельными. Перед отдельными частями внутри формулы вставьте разрыв (Alt+Enter), и будет намного проще понять, как она работает. Вот как будет выглядеть формула подсчета количества слов в предложении:
На следующем рисунке показаны оба сценария (перенос строки вводится дважды, как вы можете видеть):
Вставка разрывов при помощи формул.
Вы можете добавить новый абзац, используя формулу.
Это может быть полезно, когда у вас есть разные позиции, которые вы хотите объединить и добавить туда разрыв строки, чтобы каждая часть была отдельной.
Ниже приведен пример, в котором я использовал формулу для объединения разных частей адреса и добавлял к каждой части разрыв.
А вот формула, которая добавляет перенос к конечному результату:
=A2&» «&B2&CHAR(10)&C2&CHAR(10)&D2&», «&E2&» «&F2
Используйте CHAR(10), чтобы добавить новый абзац при объединении ячеек. CHAR(10) использует код ASCII, который возвращает желаемый результат. Размещая его там, где это требуется, мы заставляем формулу разделить окончательный результат.
Вы также можете использовать функцию UNION() вместо символа амперсанда (&):
=СОЕДИНИТЬ(;;A2;» «;B2;СИМВОЛ(10);C2;СИМВОЛ(10);D2;», «;E2;» «;F2)
или вот старая формула СЦЕПИТЬ(), если вы используете более старые версии Excel:
=СЦЕПИТЬ(A2;» «;B2;СИМВОЛ(10);C2;СИМВОЛ(10);D2;», «;E2;» «;F2)
Обратите внимание, что для того, чтобы этот разрыв был виден в таблице, необходимо убедиться, что в Excel включено форматирование разрыва строки. Если это форматирование не применяется, описанные выше шаги не приведут к каким-либо видимым изменениям в вашей таблице.
Примечание. Если вы используете Mac, используйте CHAR(13) вместо CHAR(10).
Использовать определение имени вместо CHAR(10)
Если вам нужно часто использовать SYMBOL(10), дать ему имя было бы отличным трюком. Поэтому вместо полной функции в формуле можно ввести шорткод.
Вот как это сделать быстро.
- Нажмите на вкладку Формулы
- Вам нужна опция «Определить имя».
- В диалоговом окне «Новое имя» введите следующую информацию:
- Имя: PSTR (можете называть как хотите, без пробелов)
- Объем: Книга
- Диапазон: =СИМВОЛ(10)
- Все хорошо.
Теперь вместо функции можно написать PSTR.
Таким образом, формула для объединения адресов теперь может быть такой:
=СЦЕПИТЬ(A2;» «;B2;СРЕДНЯЯ;C2;СРЕДНЯЯ;D2;», «;E2;» «;F2)
или
=A2&» «&B2&СРЕДНИЙ&C2&СРЕДНИЙ&D2&», «&E2&» «&F2
Использование Найти_и_Заменить (трюк CTRL + J)
Это крутой трюк!
Допустим, у вас есть набор данных, как показано ниже.
Если вы хотите вставить разрыв строки там, где в адресе есть запятая, вы можете сделать это с помощью диалогового окна НАЙТИ И ЗАМЕНИТЬ.
Ниже приведены шаги для замены запятой на разрыв строки:
- Выберите позиции, в которых вы хотите заменить запятую дефисом.
- Нажмите на вкладку «Главная».
- Затем — «Найти и выделить», затем — «Заменить» (также можно использовать сочетание клавиш CTRL+H).
- В диалоговом окне «Найти и заменить» введите запятую (,) в поле «Найти».
- Поместите курсор в поле «Заменить» и затем используйте сочетание клавиш — CTRL+J (зажмите клавишу CTRL, а затем нажмите J). Это вставит новый абзац в поле. Вы можете увидеть мигающую точку на поле после этой операции.
- Выберите «Заменить ВСЕ».
- Убедитесь, что передача включена.
Эти действия удаляют запятую и заменяют ее новой строкой.
Обратите внимание, что если вы дважды нажмете сочетание клавиш CTRL+J, это дважды вставит возврат каретки, и между предложениями будет двойной пробел.
Вы также можете выполнить те же действия, если хотите удалить все разрывы строк и заменить их запятой (или любым другим символом). Просто поменяйте местами пункты «Найти» и «Заменить на».
Почему перенос строки в Excel не работает?
Как одна из наиболее часто используемых функций в Excel, преобразование длинного содержимого было максимально простым, и у вас вряд ли возникнут проблемы при его использовании.
И все же, если это не работает должным образом, ознакомьтесь со следующими советами по устранению неполадок.
1. Фиксированная высота строки
Если не весь контент виден в ячейке таблицы, скорее всего, он принудительно установлен на определенную высоту. Чтобы исправить это, выберите проблемное положение, перейдите на вкладку «Главная» > «Формат» > «Автоподбор высоты строки».
Или вы можете установить конкретную высоту, нажав «Высота строки», а затем введя нужное число в соответствующее поле. Фиксированная высота особенно полезна для управления отображением заголовков таблиц.
2. Объединенные ячейки
Обтекание текстом в ячейке не работает, если несколько из них объединены в одну. Поэтому вам нужно будет решить, какая функция для вас наиболее важна. Если вы держите ячейки объединенными, вы можете отобразить их полное содержимое, расширив столбцы. Если вы выберете «Обтекание текста», разделите их, нажав кнопку «Объединить и центрировать» на вкладке «Главная».
3. Достаточно места, чтобы обойтись без переноса.
Если вы попытаетесь вставить слова в ячейку, ширина которой уже достаточна для отображения ее содержимого, ничего не произойдет, даже если впоследствии столбец изменится и станет слишком узким для размещения более длинных записей. Чтобы принудительно выполнить перенос слов, выключите и снова включите перенос слов.
Вот как вы можете разделить содержимое ячеек в Excel, чтобы отобразить более длинное предложение из нескольких абзацев. Спасибо за чтение, и мы надеемся увидеть вас снова на нашем блоге!