Работа в Экселе с формулами и таблицами

Разработка первых ПК была основана на компьютерных программах, которые могли упростить и ускорить работу с числовыми матрицами. Эти программы росли, становились более сложными и ресурсоемкими, что стимулировало создание новых аппаратных платформ. Не стал исключением и Excel, редактор электронных таблиц, без которого Microsoft никогда не смогла бы занять свое современное место на рынке программного обеспечения. Сегодня мы расскажем вам, как работать в MS Excel и познакомим вас с основными возможностями программы.

Работа в Excel с формулами и таблицами для начинающих

Форматы файлов

Excel 2010, по нашему субъективному мнению, имеет наилучшее соотношение производительности и системных требований, хорошо работает даже на устаревших ПК с Windows XP, дружественный и интуитивно понятный интерфейс.

Интерфейс Эксель 2010

Основными форматами файлов, создаваемых с помощью MS Excel, являются XLS (Office 2003) и XLSX (Office 2007 и более поздние версии). Однако программа может сохранять данные в узкоспециализированных форматах. Полный список представлен в таблице.

Таблица формата MS Excel.

Имя	Расширение	Особенности
Трудовая книжка	.xls, .xlsx	Основной рабочий формат, обновленная версия которого представляет собой ZIP-файл стандартного каталога
Рабочая тетрадь с макросами	.xlsm	Документ с зарегистрированными пользователем алгоритмами действий
Образец	.xlt, .xltx	Структурный документ, упрощающий создание таблиц одного типа
Шаблон с макросами	.xltm	То же, но с поддержкой программных алгоритмов
Бинарная книга	.xlsb	Данные записываются в бинарном формате для ускорения работы с большими наборами данных (сотни тысяч ячеек)
Надстройка	.xlam, .xla	Форматы, в которых хранятся дополнительные инструменты и приложения
Документы веб-сайта	.htm, .html и т д.	Многофайловые или однофайловые веб-страницы
Открыть таблицу документов	.ods	Альтернативный программный формат OpenOffice, который свободно распространяется и популярен среди пользователей Linux

Форматы, в которых Excel может сохранять документы

На практике чаще всего используются форматы XLS и XLSX. Они совместимы со всеми версиями MS Excel (требуется преобразование для открытия XLSX в Office 2003 и более ранних версиях) и многими альтернативными офисными пакетами.

Создание таблиц, виды и особенности содержащихся в них данных

Рабочая область листа Microsoft Excel разделена условно-невидимыми границами на столбцы и строки, размеры которых можно регулировать, «перетаскивая» ползунок, размещенный на границе. Для быстрого объединения ячеек используйте соответствующую иконку в блоке «Выравнивание» вкладки «Главная».

На вкладке «Главная» в блоке «Выравнивание» есть инструменты для объединения и выравнивания ячеек

Столбцы обозначены латинскими буквами (A, B, C,… AA, AB, AC…), строки пронумерованы. Поэтому каждая ячейка имеет свой уникальный адрес. Вот пример того, как выделить ячейку C7.

Выбранная ячейка имеет свой уникальный адрес C7, который состоит из буквы столбца и номера строки

Ячейка может содержать числовое значение, форматированный текст, символы, формулы и другие элементы. По умолчанию цифры находятся справа от ячейки, текст — слева. Когда выбрана ячейка с формулой, формула отображается в строке «fx».

Ячейки могут содержать числовое значение, текст, символы, формулы и другие элементы

Используя инструменты на вкладке «Главная», вы можете форматировать ячейки и саму таблицу, задавать желаемые размеры и параметры текста, выбирать границы, применять затенение ячеек и выполнять ряд более сложных операций.

В заметке! Сначала необходимо выбрать область для форматирования.

Выберите ячейки, на вкладке «Главная» нажмите соответствующие значки инструментов форматирования

Щелкнув правой кнопкой мыши по выделенной ячейке или блоку ячеек, можно открыть контекстное меню. Он состоит из верхнего блока, дублирующего основные функции вкладки «Главная», и нижнего блока, содержащего операции копирования и вставки текста, фильтрации и сортировки значений, а также некоторые другие функции.

Щелкнув правой кнопкой мыши по выделенной ячейке или блоку ячеек, мы вызываем контекстное меню для их форматирования

Выбрав в контекстном меню пункт «Формат ячейки», вы получите расширенные возможности форматирования выбранного массива данных.

Нажмите на «Формат ячеек»

С помощью открывшегося окна можно максимально точно настроить все особенности представления информации в ячейках и табличных блоках.

Окно «Формат ячеек» с инструментами для переноса и форматирования ячеек

Кроме того, вы можете применять готовые стили, сгруппированные в пункты «Условное форматирование», «Форматировать как таблицу» и «Стили ячеек».

В группе «Стили» на вкладке «Главная» вы можете выбрать готовый стиль

Контекстные меню этих элементов содержат шаблоны с контрастом, градиентом и многими другими схемами форматирования, с помощью которых можно быстро привести табличный блок к нужному виду.

Готовые шаблоны элемента «Форматировать как таблицу»

Помимо уже рассмотренных групп «Шрифт», «Выравнивание» и «Стили», вкладка «Главная» содержит несколько менее популярных, но все же необходимых в некоторых случаях элементов. В нем вы можете найти:

«Буфер обмена» — иконки для копирования, вырезания и вставки информации (дублируются сочетаниями клавиш «Ctrl+C», «Ctrl+X» и «Ctrl+V» соответственно);

Группа буфера обмена, содержащая значки для копирования, вырезания и вставки информации
«Число» — обеспечивает быстрое переключение между текстовым, числовым, процентным и другими форматами отображения информации, а также простые операции формализации данных, например, изменение количества знаков после запятой в дробных числах;

Группа «Число» обеспечивает быстрое переключение между различными форматами отображения информации
«Ячейки» — содержит команды добавления и удаления строк, столбцов, массивов, а также простые функции форматирования их размера и видимости;

Группа «Ячейки» содержит инструменты для удаления или добавления ячеек и столбцов, а также другие инструменты для их форматирования
«Редактировать»: упрощает поиск, сортировку и фильтрацию данных, включает несколько быстрых формул, запускает команды автозаполнения и автоматической очистки.

Группа редактирования и ее инструменты

Стрелки в правом нижнем углу большинства блоков вкладок «Главная» отображают расширенные контекстные меню или всплывающие окна, предоставляющие более точные и полные списки возможных команд.

Маленькая стрелка вниз рядом с названием группы открывает диалоговое окно с дополнительной информацией или функциями

Основы работы с формулами

Поскольку основная цель Excel — упростить вычисления, он предоставляет мощные математические инструменты. Большинство из них представляет интерес только для профессионалов в той или иной отрасли, но некоторые пригодятся и обычным пользователям.

Каждая формула начинается со знака равенства. Для простых вычислений можно использовать классические математические операторы, сгруппированные на клавиатуре.

Ставим знак «=» в ячейку или в строку для формул «fx»

Вот примеры таких формул:

сумма — «=А1+А2»;
вычитание — «=А2-А1»;
умножение — «=А2*А1»;
деление — «=А2/А1»;
возведение в степень (квадрат) – «=A1^2»;
составное выражение — «=((A1+A2)^3-(A3+A4)^2)/2».

Адрес ячейки в формуле не обязательно вводить вручную, достаточно кликнуть левой кнопкой мыши по нужной ячейке. Зная это, вы сможете легко и быстро ввести любое простое выражение прямо в ячейку или в строку «fx», используя только математические знаки и цифры. Более сложные функции задаются с помощью литеральных команд оператора.

С помощью левой кнопки мыши выделяем ячейки со значениями между ними, ставим с клавиатуры нужный математический знак

Важно! Не забывайте, что любое изменение данных в исходных ячейках автоматически пересчитает все связанные с ними формулы. Если формат ячейки, на которую ссылается формула, не является числовым, программа выдаст ошибку.

Поиск и использование нужных выражений

Различные быстрые команды для автоматического подсчета данных доступны в разделе «Правка» вкладки «Главная». Предположим, у нас есть ряд чисел (выборка), для которого нужно определить общую сумму и среднее значение. Давайте сделаем следующее:

Шаг 1. Выделите весь массив образцов и щелкните стрелку рядом со знаком Sigma (обведено красным).

Выделите всю матрицу выборки и нажмите на стрелку рядом со знаком «Сигма»

Шаг 2. В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Сумма». Результат вычисления появится в ячейке под массивом (в нашем случае ячейка «A11.

В открывшемся контекстном меню выбираем пункт «Сумма»

Шаг 3. В строке формул теперь отображается выражение, выбранное системой для расчета. Этот же оператор можно ввести вручную или найти в общем справочнике.

В строке формул отображается выражение, выбранное системой для расчета

Шаг 4. Снова выберите образец и нажмите на знак «Сигма», но на этот раз выберите пункт «Среднее». В первой свободной ячейке столбца, расположенной ниже результата предыдущего расчета, появится среднее арифметическое выборки.

Выберите образец, нажмите на знак «Сигма» и выберите пункт «Среднее»

Шаг 5. Обычно из вкладки «Главная» выполняются только простые расчеты, однако в контекстном меню можно найти любую нужную формулу. Для этого выберите пункт «Другие функции».

Нажмите на значок «Сигма» и выберите «Другие функции»

Шаг 6. В открывшемся окне «Мастер функций» задайте категорию формулы (например, «Математика») и выберите нужное выражение.

В открывшемся окне «Мастер функций» задайте категорию формулы, выберите нужное выражение

Шаг 7. Читаем краткое объяснение механизма формулы, чтобы убедиться, что выбрали правильное выражение. Затем нажмите «ОК».

Читаем краткое объяснение механизма действия формулы, нажимаем «Принять»

Шаг 8. Выбранный оператор появится в строке формул, после чего вам останется только выбрать ячейку или массив с данными для расчета.

В заметке! Помимо пункта «Редактировать», выбрать оператора можно прямо во вкладке «Формулы».

Выбрать нужного оператора можно прямо во вкладке «Формулы»

Здесь выражения также сгруппированы в ряд категорий, каждая из которых содержит формулы определенного порядка. После выбора конкретной формулы вам будет предложено ввести аргументы. Вы можете установить значения с помощью клавиатуры, а можете выбрать ячейку или массив данных с помощью мыши.

Ссылка! Со временем основные операторы останутся в памяти, и для их использования достаточно поставить знак равенства, зажать клавишу «Caps Lock» и ввести короткое название функции.

Еще один важный нюанс, способный значительно облегчить работу с формулами, — автозаполнение. Это применение формулы к разным аргументам с автоматической заменой последних.

На следующем рисунке показан массив числовых значений и рассчитаны различные показатели для первой строки:

сумма значений: =СУММ(A3:E3);
произведение значений: =ПРОИЗВЕД(A3:E3);
квадратный корень из суммы в произведении: = КОРЕНЬ (G3/F3).

Таблица с расчетами различных показателей для первой строки

Предположим, что аналогичный расчет необходимо выполнить для остальных строк. Для этого ячейки с формулами будут последовательно перетаскивать правый нижний угол вниз до конца числовых значений.

Выберите ячейки с формулами и перетащите правый нижний угол в конец числовых значений

Обратите внимание, что курсор превратился в знак «плюс», а ячейки за ним выделены пунктирной рамкой. Отпуская кнопку мыши, мы получаем рассчитанные по строкам значения показателей. Автозаполнение можно применять к одной строке или столбцу или к большим наборам данных.

Заключение

Теперь у вас есть базовые навыки, необходимые для работы с MS Excel. Надеемся, что полученная информация была вам интересна и полезна. Желаем вам удачи в области компьютерных технологий вообще и табличных редакторов в частности!