В работе мы поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками компании, возможность быстрого просмотра информации при необходимости, а также внесения правок и другой важной информации.Кстати, не все сотрудники сидят в том же здании, но на разных объектах и платформах им необходимо видеть информацию, введенную коллегами. В этом смысле рассматривалось несколько вариантов реализации доступа:
Майкрософт Эксель
Непосредственно обычный Excel, который устанавливается у всех, но есть нюансы:
— Файл должен находиться в одной сети (у нас все пользователи разбросаны по разным объектам)
— Некоторые задачи становятся недоступными (создание листов Excel, создание, изменение или просмотр сценариев, удаление листов, объединение или разделение ячеек.)
— Частые «запирания» файла
— Непонятно кто что делает, то есть информация будет доступна только после сохранения файла. Неприятный момент при работе с файлом это то, что если писать информацию в одну и ту же ячейку, то при сохранении файла действует правило «кто последний тот папа»)))))
Реализация делается следующим образом, заходим в «Обзор» и нажимаем на иконку «Доступ к книге».
После этих действий к файлу будет предоставлен общий доступ, и пользователи смогут одновременно его редактировать. [Общие] появится в имени файла
При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникнуть ошибка:
Просто следуйте шагам, которые написаны в диалоговом окне ошибки, и она исчезнет!
И потом, что мы увидим, когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!
И мы увидим список пользователей, которые в данный момент работают и не забудьте также поставить галочку «Разрешить нескольким пользователям изменять файл одновременно»
Excel настроен для работы с общими документами
Один диск
Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.0\8.1\10. Сразу отклонили по причине:
- разница между операционными системами (большинство пользователей работают на windows 7)
- каждый пользователь должен будет зарегистрировать учетную запись Microsoft
- разные версии Microsoft Office, которые могут конфликтовать при неправильном использовании
- сложный механизм аутентификации, понятный конечному пользователю.
Документы Google (Документы Google)
В Google многие моменты аналогичны OneDrive, но есть и некоторые «подводные камни», усложняющие настройку общего доступа, а именно:
- для каждого пользователя необходимо установить расширение Chrome «Редактировать файлы Office»
- создание гугл аккаунта
Google первая компания запустившая онлайн офис, из которого можно выделить онлайн excel, который позволяет большому количеству пользователей работать в реальном режиме, многие компании работают над ним давно и это имеет ряд преимуществ:
- разграничение прав доступа к документу, странице, колонкам
- использование сложных формул и их усовершенствование
И, конечно же, мы идем по простому варианту (Google), но, используя сервисы Яндекса на работе как часть нашей внутренней инфраструктуры, мы решили пойти по сложному пути и использовать то, что предлагает Яндекс.
Вся наша почта привязана к Яндекс.Коннекту, у всех корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, все синхронизируется между собой, не обязательно находиться в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), резервное копирование копии можно делать два раза (достаточно сохранить файл на диск).
Настройте и поделитесь с помощью Excel Online через Яндекс
Изначально на яндекс диске создаем папку в которой будут храниться файлы для одновременного обмена и работы
и настроить доступ к этой папке введя логин яндекс почты и выставив права на просмотр или полные права
после того, как человек будет добавлен в документ, он получит электронное письмо с принятием приглашения :
Нажмите «Принять соглашение» и войдите в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в той же папке, которую создал системный администратор, дважды щелкните папку и внутри папки файлы Excel
Далее просто нажмите на файл, вверху появится черная полоса с функциями, что можно сделать с этим файлом. Нас интересует функция «Редактировать» (в зависимости от прав доступа та или иная функция может отсутствовать)
Нажав на эту функцию, мы получаем доступ к телу документа и можно начинать работать как в обычном Excel. Файл сохраняется автоматически и достаточно закрыть вкладку с названием таблицы.
Общий доступ настроен, все пользователи могут просматривать и редактировать электронные таблицы Excel!
До свидания всем и хорошего дня!
УП 27.03.2019
Заметка от nibbl — первые проблемы при работе с Яндекс Экселем:
- разграничение прав доступа очень «топорное» они даются только на папку, а не на документ (надеюсь скоро исправят ибо ОЧЕНЬ неудобно)
- заметные тормоза при работе (хотя что удивительно, так это то, что они используют пакет Microsoft)
- на гугл переходить пока не хочу, но если народ возмущается, придется переходить. (камень в огород яндекса, сырые продукты на рынок пускают, ямб чего стоит (ладно ждём и надеемся, что всё будет хорошо.)