Мало кто любит долго и монотонно вводить в таблицу одни и те же или однотипные данные. Это довольно скучная работа, которая занимает много времени. В Excel есть возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Давайте посмотрим, как это работает.
Работа автозаполнения в Эксель
Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется специальным обработчиком заполнения. Чтобы вызвать этот инструмент, нужно навести курсор мыши на правую нижнюю границу любой ячейки. Появится маленький черный крестик. Это маркер заполнения. Вам просто нужно зажать левую кнопку мыши и перетащить в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.
То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от типа данных, которые находятся в исходной ячейке. Например, если имеется обычный текст в виде слов, перетаскивание с маркером заполнения копирует его в другие ячейки листа.
Автозаполнение ячеек числами
В большинстве случаев автозаполнение используется для ввода большого количества чисел, следующих по порядку. Например, некая ячейка содержит число 1, и нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.
- Но, как видите, во все ячейки скопировался только один. Нажимаем на иконку, которая находится внизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».
- В открывшемся списке установите переключатель в положение «Заполнить».
Как видите, после этого весь необходимый диапазон был заполнен цифрами по порядку.
Но можно сделать еще проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого при перетаскивании дескриптора заливки вниз, помимо удержания левой кнопки мыши, необходимо также удерживать нажатой кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого сразу происходит заполнение ячеек цифрами по порядку.
Существует также способ автозаполнения серии прогрессии.
- Мы выделяем их. С помощью маркера заполнения вводим данные в другие ячейки.
- Как видите, последовательный ряд чисел создается с заданным шагом.
Инструмент «Заполнить»
В Excel также есть отдельный инструмент под названием «Заливка». Он находится на ленте во вкладке «Главная» в наборе инструментов «Редактирование».
- Нажмите кнопку «Заполнить». В появившемся списке выберите направление, в котором должны быть заполнены ячейки.
- Как видите, после этих действий данные из одной ячейки скопировались во все остальные.
С помощью этого инструмента вы также можете заполнять ячейки прогрессией.
- Откроется окно настроек прогрессии. Здесь нужно выполнить ряд манипуляций:
- выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
- тип (геометрический, арифметический, даты, автозаполнение);
- установить шаг (по умолчанию 1);
- установить предельное значение (необязательный параметр).
Кроме того, в некоторых случаях устанавливаются единицы измерения.
Когда вы сделали все настройки, нажмите кнопку «ОК».
- Как видите, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется в соответствии с установленными вами правилами прогрессии.
Автозаполнение формулами
Формулы — один из основных инструментов Excel. Если в таблице большое количество одинаковых формул, вы также можете воспользоваться автозаполнением. Суть не меняется. Вам нужно скопировать формулу в другие ячейки так же, как и маркер заполнения. При этом, если в формуле есть ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом их координаты меняются по принципу относительности. Поэтому такие ссылки называются относительными.
Если вы хотите, чтобы адреса были зафиксированы при автозаполнении, вы должны поставить знак доллара перед координатами строк и столбцов в исходной ячейке. Такие ссылки называются абсолютными. Затем выполняется обычная процедура автозаполнения с использованием маркера заполнения. Во всех заполненных таким образом ячейках формула останется абсолютно неизменной.
Урок: Абсолютные и относительные ссылки в Excel
Автозаполнение другими значениями
Также в Excel предусмотрено автозаполнение с другими значениями по порядку. Например, если ввести дату, а затем использовать маркер заполнения для выбора других ячеек, весь выделенный диапазон будет заполнен датами в строгой последовательности.
Точно так же вы можете выполнять автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).
Кроме того, если в тексте есть какое-либо число, Excel распознает его. При использовании маркера заполнения текст будет скопирован, а число изменится в порядке возрастания. Например, если в одной ячейке написать выражение «корпус 4», то в других ячейках, заполненных маркером заливки, это название станет «корпусом 5», «корпусом 6», «корпусом 7» и т д
Добавление собственных списков
Функциональность автозаполнения Excel не ограничивается определенными предопределенными алгоритмами или списками, такими как дни недели. При желании пользователь может добавить в программу свой персональный список. Тогда при наборе любого слова из элементов, которые есть в списке, в ячейку, после применения маркера заполнения весь выделенный диапазон ячеек будет заполнен этим списком. Чтобы добавить свой список, вам необходимо выполнить следующую последовательность действий.
- Перейдите в раздел «Настройки».
- Далее переходим в подраздел «Дополнительно».
- В блоке настроек «Общие» в центральной части окна нажмите кнопку «Изменить списки…».
- Откроется окно списка. С левой стороны уже существующие списки. Чтобы добавить новый список, введите необходимые слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После ввода всех слов нажмите кнопку «Добавить».
- После этого окно списка закроется, а когда оно снова откроется, пользователь сможет увидеть уже добавленные им элементы в активном окне списка.
- Теперь, после ввода слова в любую ячейку на листе, которая была одним из добавленных элементов списка, и применения маркера заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.
Как видите, Автозаполнение в Excel — очень полезный и удобный инструмент, который экономит массу времени при добавлении одних и тех же данных, повторяющихся списков и т д. Преимущество этого инструмента в том, что он настраиваемый. Вы можете добавить в него новые списки или изменить старые. Также с помощью автозаполнения вы можете быстро заполнять ячейки различными типами математических прогрессий.
