1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму
Если для построенного на листе графика есть новые данные, которые необходимо добавить, можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl+C), а затем вставить прямо в график (Ctrl+V).
2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)
Предположим, у вас есть список полных имен (Иванов Иван Иванович), которые нужно преобразовать в краткие имена (Иванов И.И.). Для этого нужно просто начать набирать нужный текст в соседней колонке вручную. Во второй или третьей строке Excel попытается предсказать наши действия и автоматически выполнит постобработку. Остается только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы моментально. Точно так же вы можете извлекать имена из электронных писем, вставлять полное имя из фрагментов и т д.
3. Копирование без нарушения форматов
Вы, скорее всего, знаете о волшебной закладке автозаполнения. Это тонкий черный крестик в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу в несколько ячеек. Однако есть неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает верстку таблицы, так как копируется не только формула, но и форматирование ячеек. Этого можно избежать. Сразу после перетаскивания черного креста нажмите на смарт-тег, специальный значок, который появляется в правом нижнем углу копируемой области.
Если вы выберете опцию «Копировать только значения» (Заполнить без форматирования), Excel скопирует вашу формулу без форматирования и не испортит макет.
4. Отображение данных из таблицы Excel на карте
В Excel можно быстро отобразить данные о местоположении на интерактивной карте, например продажи по городам. Для этого перейдите в «App Store» (Office Store) во вкладку «Вставка» (Insert) и установите оттуда плагин «Bing Maps» (Bing Maps). Это также можно сделать по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку «Получить сейчас.
После добавления модуля его можно выбрать в раскрывающемся списке «Мои приложения» на вкладке «Вставка» и поместить на рабочий лист. Осталось выделить свои ячейки данных и нажать кнопку Показать локации в модуле карты, чтобы увидеть наши данные по ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.
5. Быстрый переход к нужному листу
Если количество рабочих листов в файле превысило 10, то перемещаться по ним становится сложно. Щелкните правой кнопкой мыши любую из кнопок прокрутки на вкладке листа в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и вы сможете мгновенно перейти к любому листу.
6. Преобразование строк в столбцы и обратно
Если вам когда-либо приходилось вручную перемещать ячейки из строк в столбцы, вы оцените следующий прием:
- Выберите диапазон.
- Скопируйте его (Ctrl+C) или, нажав правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
- Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить данные, и выберите один из параметров «Специальная вставка» в контекстном меню: значок «Транспонировать». В более старых версиях Excel этот значок отсутствует, но вы можете решить эту проблему, используя Специальную вставку (Ctrl + Alt + V) и выбрав параметр «Транспонировать).
7. Выпадающий список в ячейке
Если предполагается ввод строго определенных значений из разрешенного набора в любую ячейку (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т д.), это легко исправить с помощью выпадающего списка.
- Выберите ячейку (или диапазон ячеек), которая должна иметь это ограничение.
- Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Проверка данных).
- В раскрывающемся списке «Тип» (Разрешить) выберите вариант «Список» (Список).
- В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, который содержит эталонные варианты элементов, которые впоследствии будут падать при вводе.
8. Умная таблица
Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Start Format as Table), наш список превратится в умную таблицу, которая умеет много чего полезного:
- Он автоматически расширяется при добавлении в него новых строк или столбцов.
- Введенные формулы будут автоматически скопированы во весь столбец.
- Заголовок такой таблицы автоматически фиксируется при прокрутке и включает кнопки-фильтры для выбора и сортировки.
- На появившейся вкладке «Дизайн» вы можете добавить в эту таблицу автоматически вычисляемую итоговую строку.
9. Спарклайны
Спарклайны — это миниатюрные диаграммы, нарисованные прямо в ячейках, которые наглядно показывают динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку Line или Columns в группе Sparklines на вкладке Insert. В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, в которых вы хотите отобразить спарклайны.
После нажатия кнопки «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. В появившейся вкладке «Дизайн» можно дополнительно настроить его цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т д.
10. Восстановление несохранённых файлов
Представьте: вы закрываете отчет, с которым возились последние полдня, и в появившемся диалоге «Сохранить изменения в файле?» вдруг по какой-то причине нажать «Нет». Офис оглашает ваш душераздирающий крик, но уже поздно: последние часы работы пошли насмарку.
На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, нажмите «Файл» «Последний» (Последний файл) и найдите кнопку «Восстановить несохраненные книги» в правом нижнем углу экрана).
В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» «Подробности» «Контроль версий» «Восстановить несохраненные книги» (Файл — Свойства — Восстановить несохраненные книги).
В более поздних версиях Excel откройте «Управление книгой со сведениями о файлах».
Из недр Microsoft Office откроется специальная папка, где в таком случае сохраняются временные копии всех созданных или измененных, но не сохраненных книг.
11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения
Иногда при работе в Excel необходимо сравнить два списка и быстро найти одинаковые или разные элементы. Это самый быстрый и наглядный способ сделать это:
- Выберите оба столбца для сравнения (удерживая нажатой клавишу Ctrl).
- На вкладке «Главная» выберите «Условное форматирование», «Правила выделения повторяющихся значений).
- Выберите вариант «Одиночный» из выпадающего списка.
12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения
Вы когда-нибудь сопоставляли входные значения в своих вычислениях Excel, чтобы получить желаемый результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым стрелком: всего пара десятков итераций «недолёт-перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!
Microsoft Excel может сделать эту корректировку быстрее и точнее. Для этого нажмите кнопку «Что, если анализ» на вкладке «Данные» и выберите команду «Вставить поиск цели анализа «Что, если». В появившемся окне укажите ячейку, в которой вы хотите выбрать нужное значение, желаемый результат и ячейку ввода, которую необходимо изменить. После того, как вы нажмете «ОК», Excel сделает до 100 «выстрелов», чтобы найти нужную сумму с точностью до 0,001.
Если в этом обзоре не описаны все полезные функции MS Excel, которые вы знаете, поделитесь ими в комментариях!