Пользователям часто приходится переносить часть информации из документа Microsoft Word в формат Excel, чтобы затем выполнять с этими данными определенные операции. К сожалению, эта задача требует определенных трудовых ресурсов, слава богу, не очень больших, если следовать рекомендациям, приведенным в этой статье.
Что потребуется? В первую очередь само приложение Microsoft Excel, а также специализированные онлайн-сервисы, делающие перевод легким и быстрым. Рассмотрим подробнее все возможные способы преобразования файла из формата doc(x) в xls(x).
Конвертация документа Word в Excel
Некоторые из описанных способов нельзя назвать полной конверсией, некоторые из них вполне достойные. Следует отметить, что идеального способа реализации поставленной задачи не существует, пользователь должен выбрать тот, который для него оптимален.
Конвертация Word в Excel с использованием онлайн-сервисов
Большим преимуществом онлайн-сервисов является то, что конвертировать можно всего за несколько минут, и для этого не требуется установка на компьютер сложного программного обеспечения. Также это можно сделать на абсолютно любом смарт-устройстве, от стандартного компьютера до смартфонов и планшетов под управлением любой операционной системы. Есть много разных сервисов. Каждый из них имеет схожий функционал. Мы будем описывать механику действий с помощью инструмента Convertio, но вы можете использовать любой аналогичный. Последовательность действий следующая:
- Откройте браузер. Оптимально использовать тот, который работает на основе движка Chromium.
- Войдите на страницу https://convertio.co/en/
- Перенесите файл в программу. Это можно сделать несколькими способами:
- Нажмите прямо на кнопку «С компьютера» и выберите файл так же, как и в любой другой программе.
- Перетащите файл из папки в программу стандартным движением мыши.
- Получите файлы из службы Google Диска или Dropbox.
- Воспользуйтесь прямой ссылкой для скачивания файла.
- Мы будем применять первый метод. Нажмите на кнопку «С компьютера» и откроется диалоговое окно, в котором мы должны выбрать интересующий нас файл.
- После того, как мы выбрали документ для преобразования в формат Excel, программа попросит вас напрямую выбрать тип файла, в который вы хотите преобразовать. Вам нужно нажать на это меню и выбрать подходящий тип из меню или воспользоваться поиском.
- После внесения всех настроек нажмите оранжевую кнопку «Конвертировать», которая запускает этот процесс.
Остается только скачать этот файл так же, как и любую другую загрузку из интернета.
Конвертация Word в Excel через сторонние приложения
Как правило, такие онлайн-сервисы имеют ограничения на количество файлов, которые могут быть обработаны за заданное время. Если вам регулярно требуется конвертировать файлы в формат электронных таблиц, рекомендуется установить на компьютер специализированное программное обеспечение. Одним из таких инструментов является конвертер Abex Word в Excel. Его интерфейс интуитивно понятен. Поэтому эта программа проста в освоении. После того, как мы его откроем, перед нами появится вот такое окно.
Нам нужно нажать кнопку «Добавить файлы», и перед нами откроется то же окно, что и в предыдущем способе. После выбора файла нам нужно установить формат выходного файла в нижней части окна. При желании вы также можете настроить папку, в которой он будет сохранен. Доступно преобразование в старый и новый тип файла. После указания настроек нажмите «Конвертировать».
Остается только открыть файл после завершения конвертации.
Конвертация Word в Excel через расширенное копирование
Этот метод позволяет вручную конвертировать из формата Word в формат Excel и в то же время предварительно настроить окончательное отображение данных. Последовательность действий следующая:
- Откройте необходимый файл.
- Нажмите кнопку, чтобы отобразить непечатаемые символы.
- Удалить пустые абзацы. Их хорошо видно после включения отображения непечатаемых символов.
- Сохраните файл как обычный текст.
- В появившемся окне нажмите ОК и откройте Excel.
- После этого через меню «Файл» Excel откройте сохраненный текстовый файл.
- Далее с помощью мастера импорта текста выполняем действия, предлагаемые программой. Пользователь может просмотреть таблицу. После внесения необходимых настроек нажмите кнопку «Готово».
Текстовый файл теперь в формате электронной таблицы.
Конвертация Word в Excel через простое копирование
Основная сложность при конвертации одного формата в другой заключается в существенных различиях в структуре. При попытке скопировать данные из текстового документа в электронную таблицу каждый абзац будет располагаться на отдельной строке, что не всегда удобно. Да и дальнейшее форматирование может потребовать дополнительного времени и усилий. Однако и этот метод возможен. Для реализации этого метода необходимо сделать следующее:
- Открываем документ, который нам нужно преобразовать в Excel.
- Выделите весь текст, нажав комбинацию клавиш Ctrl+A.
- После этого скопируйте этот текст. Это можно сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+C, контекстного меню или поиска специальной кнопки на панели инструментов.
- Затем откройте новую электронную таблицу Excel и щелкните ячейку, в которую мы вставили этот текст. Это также можно сделать тремя способами: с помощью комбинации клавиш Ctrl+V, большой кнопки в левой части вкладки «Главная» или нажав специальную кнопку в контекстном меню.
- После этого перевод текста можно считать успешным. Мы видим, что, как и положено, каждый последующий абзац начинается с отдельной строки. Далее вам нужно отредактировать этот текст в соответствии с вашими потребностями.
Конечно, самый удобный способ – воспользоваться специальными онлайн-сервисами. Но каждый продвинутый человек знает все возможные методы и выбирает тот, который подходит для конкретной ситуации.